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La metodología de la Gestión de Procesos se puede dividir en 4 fases principales:
1.- Identificación y secuencia de los procesos
En primer lugar, se debe realizar un inventario de procesos, entendiendo como proceso al conjunto de acciones u operaciones repetitivas y sistemáticas mediante las cuales se transforman elementos de entrada en elementos de salida, que son el producto o servicio que debe satisfacer los requerimientos del cliente y que consumen unos recursos.
Los procesos se pueden desplegar en otros procesos, que podrían denominarse como subprocesos.
Una vez identificados los procesos y subprocesos, se debe reflejar la interrelación existente entre ellos. La manera más representativa de reflejarlo, es a través de un mapa de procesos, que viene a ser la representación gráfica de la estructura de procesos que conforman el sistema de gestión.
Los procesos pueden agruparse en estratégicos, operativos y de soporte o apoyo.
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ESTRATÉGICOS. Tipo de procesos que soportan y despliegan las políticas y estrategias de la organización. Proporcionan directrices y límites de actuación para el resto de procesos.
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OPERATIVOS. Tipo de procesos que constituyen la secuencia de valor añadido, desde la comprensión de las necesidades del mercado o de los clientes hasta la utilización por los clientes del producto o servicio llegando hasta el final de la vida útil del mismo.
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DE APOYO. Tipo de procesos que soportan o apoyan a los procesos operativos. Aunque no añadan valor directamente, son necesarios para el funcionamiento de la organización.
En función del tamaño de la organización y/o la complejidad de las actividades, las agrupaciones y la cantidad de procesos serán diferentes. Dicha estructura de procesos debe permitir que cada proceso sea "gestionable".
2º Descripción de cada uno de los procesos
Una vez identificados los procesos y/o subprocesos, hay que describir las características de cada uno de ellos, en las fichas de proceso y/o subproceso respectivamente.
En dichas fichas se deberán identificar el responsable (propietario) y equipo de proceso, el objetivo(s), las entradas y salidas, los límites de proceso, la documentación asociada, indicadores de control, etc.
La descripción de cómo se deben realizar las actividades de un proceso de puede llevar a cabo a través de un diagrama, donde se pueden representar de manera gráfica e interrelacionadas entre sí.
El nivel de detalle en la descripción de las actividades de un proceso será el necesario para asegurar que éste se planifica, controla y ejecuta eficazmente.
3º Seguimiento y medición para conocer los resultados que obtienen
El enfoque basado en procesos de los sistemas de gestión pone de manifiesto la importancia de llevar a cabo un seguimiento y medición de los procesos con el fin de conocer los resultados que se están obteniendo y si éstos cubren los objetivos previstos.
Para ello, se disponen de los indicadores definidos en la ficha de proceso y/o subproceso. Un indicador es un medio de información para el análisis y posterior toma de decisiones sobre variables de control asociadas.
Para el establecimiento de indicadores, una organización debería considerar tanto la eficacia (obtención de los resultados deseados) como la eficiencia (eficacia con optimización o rendimiento de recursos) en los procesos.
4º Mejora de los procesos con base en el seguimiento y medición realizado
Tras la recopilación de la medición de los procesos se debe analiza los resultados con el fin de conocer las características y la evolución de los mismos. La información a conocer es si el proceso cumple con los objetivos planificados, y si existen oportunidades de mejora.
En ambos casos, el equipo de proceso deberá lanzar una acción de mejora con el objetivo de aumentar la eficacia y/o eficiencia del mismo, definiendo actuaciones a realizar, responsables, plazos, recursos a emplear, etc.
A continuación se debe realizar el seguimiento de dicha acción de mejora, para tras la ejecución de las actuaciones determinadas, observar si se ha alcanzado el objetivo planteado inicialmente.
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